相信不少聊到辦公室裝修的行政伙伴都會(huì)感覺(jué)到瞬間壓力山大。為什么別人家的辦公室裝修井井有條，看起來(lái)很輕松？為什么別人家的行政選擇深圳辦公室裝修公司裝修時(shí)一點(diǎn)也不慌？
因?yàn)閯e人家的行政都是把裝修單獨(dú)拎出，做項(xiàng)目管理。不是摸著石頭過(guò)河，能做到哪兒，就做哪兒。辦公室裝修本身就是一件可大可小的工程事件；選擇深圳辦公室裝修公司也是十分重要的。
大型企業(yè)的行政模塊下有基建工程部，中小企業(yè)CEO往往也會(huì)親自參與把控裝修項(xiàng)目。作為大多數(shù)行政人都會(huì)參與的職業(yè)經(jīng)歷之一，辦公室裝修做的怎么樣？對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)熟不熟悉？能不能處理好突發(fā)事件，都是工作能力的重要體現(xiàn)。今天就分享一些辦公裝修方面的項(xiàng)目管理相關(guān)注意事項(xiàng)：
項(xiàng)目啟動(dòng)期，需要做哪些準(zhǔn)備工作？
行政接到裝修項(xiàng)目任務(wù)前，先別著急慌，從以下事情入手，有條不紊：
收集并確認(rèn)需求：裝修項(xiàng)目啟動(dòng)前，行政部需要充分了解公司管理層與各部門對(duì)新辦公環(huán)境的期待和需求。比如：不同部門的工作特點(diǎn)，研發(fā)需不被打擾的安靜，銷售與客服部來(lái)電與通話較多容易影響到其他部門辦公等等。
收集需求的同時(shí)，成立項(xiàng)目組，項(xiàng)目組主要成員有：行政、it、財(cái)務(wù)、采購(gòu)（有條件的企業(yè)還要有基建團(tuán)隊(duì)）、法務(wù)，同步確認(rèn)小組成員各自分工。項(xiàng)目小組成員確認(rèn)后，需第一時(shí)間制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，各節(jié)點(diǎn)需確認(rèn)責(zé)任人；
①盡量確定內(nèi)部預(yù)算：
很多企業(yè)行政在處理辦公室裝修時(shí)，老板可能不會(huì)先給出預(yù)算范圍和限制，而是當(dāng)提報(bào)幾家裝修供應(yīng)商設(shè)計(jì)報(bào)價(jià)后，再瘋狂的進(jìn)行砍預(yù)算，讓行政花5W的預(yù)算裝修出50W的效果，這一環(huán)節(jié)往往會(huì)消耗行政與供應(yīng)商的大量精力，增加談判內(nèi)耗。完成項(xiàng)目預(yù)算制定的同時(shí)，需要分解預(yù)算采買項(xiàng)目，確定實(shí)際跟進(jìn)負(fù)責(zé)人，定期收集采買信息，以備后續(xù)實(shí)際對(duì)比；
②篩選裝修供應(yīng)商：辦公室裝修離不開(kāi)供應(yīng)商的參與，其中在裝修工作開(kāi)始階段，根據(jù)公司裝修情況，行政需要同步篩選第三方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、設(shè)計(jì)公司、造價(jià)顧問(wèn)公司、施工承包方、IT、裝修保潔、綠植、消防報(bào)審等等服務(wù)供應(yīng)商。并且需要與物業(yè)公司做好充分溝通，將物業(yè)管理要求細(xì)節(jié)確認(rèn)仔細(xì)，以便在供應(yīng)商招標(biāo)過(guò)程中提前告知；
③全程采購(gòu)管理：裝修工作會(huì)涉及大量的采購(gòu)工作，一般情況下需要單獨(dú)組采購(gòu)team，并且申請(qǐng)財(cái)務(wù)支持通道，確定項(xiàng)目采購(gòu)規(guī)則與審核付款流程，保持效率節(jié)奏。采買過(guò)程中需注意有定制周期的采買，如家具等。
只有在前期確認(rèn)裝修項(xiàng)目中的總體和細(xì)節(jié)要求，做好項(xiàng)目開(kāi)展的總計(jì)劃表和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，才能方便開(kāi)展后續(xù)的設(shè)計(jì)、施工、入駐等工作。
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